Аптымізацыя фонду аплаты працы

Наша команда-партнер Artmisto

Як пісьменна аптымізаваць працу па кіраванні фот на тых прадпрыемствах, дзе тысячы супрацоўнікаў, складаныя штатныя расклады ці ўвесь час наймаюцца знешнія выканаўцы?

Некалькі карысных саветаў для HR-кіраўніка ў частцы кіравання фондам аплаты працы.

Вядомы філосаф Ральф Эмерсан аднойчы сказаў, што грошы занадта дорага нам абыходзяцца. Паэтычны афарызм XIX стагоддзя ў першай чвэрці XXI стагоддзя ўспрымаецца літаральна: да 2016 годзе ў многіх расійскіх прадпрыемстваў зноў выраслі выдаткі на абслугоўванне фонду аплаты працы (фот). Па дадзеных прадстаўнікоў бізнесу і аналітычных агенцтваў, з пачатку крызіснага 2014 года іх рост склаў 2-3% ад агульнага расходнага бюджэту сярэдняй кампаніі.

Тэндэнцыя падаражэння абслугоўвання фот глабальная і наўрад ці спыніцца ў бліжэйшыя пяць гадоў. Напрыклад, Бюро статыстыкі працы ЗША падлічыла, што з 2005 па 2015 год комплексныя (прамыя і непрамыя) выдаткі прыватнага прадпрыемства на пагадзінную зарплату павялічыліся на 28%, уключаючы выплаты ў дзяржбюджэт і кошт абслугоўвання. Пры гэтым адна толькі сума дзяржаўных штрафаў за некарэктна запоўненыя справаздачы і аплатныя даручэнні ў 2014 годзе склала амаль 5 мільярдаў даляраў, што падагравала попыт на якасную аўтаматызацыю аплаты працы.

Расстат пакуль не падаў аналагічную статыстыку, але і без яе відавочна, што рэзкае змяненне курсу рубля і агульныя эканамічныя тэндэнцыі ў краіне вымушаюць працадаўцаў (а разам з імі HR-дэпартамент), з аднаго боку, індэксаваць заработную плату (па дадзеных даследавання Рэкрутынгавае кампаніі Antal Russia, у снежні 2014 гады кожны пяты расійскі працадаўца задумаўся аб пераглядзе заробкаў у бок павелічэння ў сувязі з падзеннем курсу рубля). З іншага - сур'ёзна аптымізаваць фот і размяркоўваць рабочую нагрузку (якая ў крызіс толькі ўзрастае) паміж ужо наяўнымі спецыялістамі.

***
74% кампаній не плануюць павялічваць бюджэт на заробкі новых супрацоўнікаў, а 38% апытаных з пачаткам крызісу правялі скарачэнні. Да 2016 года ўсе больш вакансій прадугледжваюць ўніверсальнасць наймаць персаналу і значна большая колькасць функцый у рамках ранейшага заробнага прапановы.
***

Як бягучыя трэнды ўплываюць на працу HR-кіраўніка?

Для Расеі актуальны трэнд па зніжэнні кошту працы. Лік функцый работніка павялічваецца без змены кампенсацыі яго працы, што робіць больш танным кошт кожнай функцыі. Гэта змушае HR-спецыялістаў ствараць неграшовых матывацыю працы і ўключаць такія матывацыйны пакеты ў планаванне фот.

Яшчэ адна тэндэнцыя - усё большы ўплыў пісьменнага планавання і кіравання фот на сабекошт прадукцыі і паслуг і, як следства, - прыбытак кампаніі. Калі ўлічыць, што выдаткі на аплату працы могуць дасягаць 70% у сферы паслуг і 35-40% у прамысловасці, можна ўявіць, наколькі становіцца вялікая адказнасць і ўцягнутасць HR-дэпартамента ў бізнес-працэсы прадпрыемства. Расце кошт рызык і памылак у кіраванні персаналам, як фінансавых, так і прававых. Цяпер для кожнай кампаніі важна не толькі зніжэнне падаткаабкладальнай базы, але і памяншэнне агульных выдаткаў на разлік заработнай платы і апрацоўку дадзеных, звязаных з супрацоўнікамі.

Пры гэтым выдаткі на абслугоўванне фот скараціць не атрымліваецца. Бізнес-працэсы ускладняюцца і паскараюцца, нагрузка HR-аддзелаў расце, ім даводзіцца ўсё часцей распрацоўваць і спрабаваць новыя стратэгіі і методыкі, ўводзіць дадатковыя параметры і схемы справаздачнасці, часцей аптымізаваць дагаворныя і прававыя адносіны з супрацоўнікамі, ратацыю персаналу і яго ўцягнутасць ў працоўныя працэсы. .. Гэта прыводзіць да сур'ёзнага росту аб'ёмаў дакументацыі, павелічэнню часавых і іншых рэсурсаў на яе апрацоўку (асабліва, калі тая вырабляецца ўручную), дублявання дадзеных і, як следства, - росту колькасці памылак, котор ыя могуць прыводзіць да прамых грашовым стратам арганізацыі, напрыклад, у выглядзе штрафаў ад дзяржаўных інстанцый.

Як пісьменна аптымізаваць працу па кіраванні фот?

Вось некалькі карысных саветаў для HR-кіраўніка ў частцы аптымізацыі кіравання фондам аплаты працы.

1. Падлічыце часовыя і фінансавыя затраты на абслугоўванне фот і супастаўце з выгадай ад аўтаматызацыі гэтай працы.

Па розных ацэнках, праца з заробкавых фондам (у тым ліку яго бюджэтаваньне, планаванне, маніторынг выплат і ацэнку вынікаў) можа займаць да 35% часу HR-аддзела. Частку гэтага часу можа быць вызваленая пры дапамозе аўтаматызацыі - пры ўмове захавання балансу выдаткаў на ўкараненне сістэм аўтаматызацыі і меркаванай выгады ад такога ўкаранення. Зрэшты, цяпер можна скарыстацца хмарнымі сэрвісамі з параўнальна недарагі падпіскай.

Зручныя хмарныя сэрвісы для кіравання фот ёсць у найбуйнейшых ІТ-распрацоўшчыкаў - IBM, Microsoft, SAP, 1С. Публічныя "аблокі" забяспечваюць празрыстасць, аптымізацыю і мабілізацыю бізнес-працэсаў, што, разам з аператыўным доступам супрацоўнікаў да абароненай інфармацыі з любой кропкі і з любой прылады, дазваляе, у адпаведнасьці з шэрагам замежных крыніц, малым і сярэднім кампаніям эканоміць ад ста да трохсот тысяч даляраў у год, а буйным - да двух мільёнаў даляраў у год.

2. Аналізуйце і прагназуюць ваш фот.

Любы ФАП уключае пастаянную частка рэгулярных выплат (аклады штатных супрацоўнікаў, падаткі і зборы, штомесячныя кампенсацыі (сувязь, транспарт, харчаванне, спецвопратка ...), калі тыя прадугледжаны палітыкай кампаніі, і шэраг зменных. Напрыклад, сярод такіх зменных могуць быць выплаты:

- звязаныя са штатным раскладам (прэміяльныя, адпускныя, бальнічныя выплаты, перапрацоўкі і бонусы, павышэнне кваліфікацыі, кампенсацыі пры звальненні і выхадзе ў дэкрэт ...);
- не злучаныя са штатным раскладам (ганарары і выплаты за разавыя і сезонныя працы, стажыроўкі, праца фрылансераў, бюджэт, закладзены на заяўленыя ад розных дэпартаментаў пазіцыі, не ўключаныя ў штатны расклад ...).

Пісьменнае размеркаванне прапорцый, баланс паміж сталай і зменнымі, зрушэнне той ці іншай долі бюджэту па часовай шкале дазваляе апераваць нагрузкай і аптымізаваць расход грашовых рэсурсаў прадпрыемствы (аж да зніжэння сабекошту прадукту або паслугі). Магчыма, у нейкі перыяд варта перавесці частку супрацоўнікаў на праектна-здзельную працу або, адлучыўшы перыядычныя сезонныя працэсы, прапанаваць штатнаму супрацоўніку, найменш загружанаму ў сезон, выконваць іх за надбаўку. Змадэляваць наступствы такіх кіраўнічых рашэнняў дапамогуць аналітычныя і прагнозныя модулі, даступныя ў ІТ-сістэмах кіравання фот.

Адзін з ключавых сусветных трэндаў сёння ў кіраванні прадпрыемствам і фондам аплаты працы яго супрацоўнікаў, у прыватнасці, - гэта прыняцце рашэнняў на аснове аналізу вялікіх дадзеных. Кіраванне талентамі, эфектыўнае выкарыстанне штатных і пазаштатных рэсурсаў, планаванне нематэрыяльных бонусаў, прагназаванне і кіраванне загрузкай персаналу ў залежнасці ад унутраных і знешніх эканамічных фактараў - толькі малая частка магчымасцяў аналітыкі вялікіх дадзеных у частцы аптымізацыі фот.

ІТ-сістэма збірае масу крытычнай для прыняцця рашэнняў інфармацыі, а фарміраванне нагляднай справаздачнасці дапамагае своечасова аптымізаваць зарплатны бюджэт і агульныя затраты кампаніі. Захоўванне, цэнтралізацыя і рэгулярны аналіз дадзеных фот ўнутры кампаніі спараджае ўнутраную экспертызу і дае магчымасць не толькі эканоміць, але і прагназаваць выгадную бізнэсу стратэгію развіцця. Правільна абраная і настроеная ІТ-сістэма з часам становіцца персанальным кансультантам кіраўніцтва ў частцы кіравання персаналам.

3. Ажыццяўляйце рэгулярны аўдыт ўсіх дзеянняў, звязаных з фот.

Хібнасці здараюцца, нават калі вы карыстаецеся сістэмамі аўтаматызацыі, асабліва калі апошнія не інтэграваныя ў адзіную інфраструктуру. Напрыклад, вядзенне асобных табліц у Excel непазбежна выклікае дубляванне дадзеных (і любое ўскладненне працэсаў і павелічэнне рабочай нагрузкі тут ўпіраецца ў малую эфектыўнасць стандартных табліц і "вынаходніцтва ровара" у частцы метрык аналізу і разліку), а ручной ўвод, у адрозненне ад аўтаматычнай агрэгацыі, не толькі выдатковы, але і павышае рызыку памылкі, чалавечага фактару. Пры мностве працоўных працэсаў такая, здавалася б, відавочная і важная рэч, як рэгулярны комплексны аўдыт, можа выпасці з зоны кантролю адказнага дэпартамента - і ваш бюджэт у выніку пацерпіць. Недахоп паўнавартаснай аналітыкі пры гэтым зніжае эфектыўнасць прыняцця стратэгічных рашэнняў, а адсутнасць адзінай абароненай базы дадзеных ўплывае на бяспеку прадпрыемствы.

4. кансалідуе дадзеныя.

Адзін з ключавых трэндаў у аўтаматызацыі фот сёння - гэта пошук "кропкі кансалідацыі", дзе ўзнікае бесперапынная ланцужок інтэграваных бізнес-працэсаў: ад рэкрутынгу, прыёму на працу і маніторынгу працоўнага часу да аналізу прадукцыйнасці, планавання заробнага бюджэту, штомесячных разлікаў з работнікамі і адлічэнняў у дзяржаўныя інстанцыі і фонды. З пазіцыі інтэграцыі сучаснаму HR-адмыслоўцу трэба, каб усе дадзеныя і працэсы былі цэнтралізаваныя ва ўнутранай абароненай базе дадзеных, а падвойная або ручная работа - выключаныя.

Інтэграцыя і ўзаемадзеянне кадравых, фінансавых, якія кіруюць і аналітычных сістэм прама ўплывае на кантроль і аптымізацыю ўсіх працэсаў прадпрыемства. Адно толькі ўхіленне множнага ўводу аднолькавых дадзеных у розныя бізнэс-прыкладанні прадпрыемствы да 35% зніжае затраты бізнесу. HR-дэпартамент пры гэтым атрымлівае комплексны погляд на бізнес-працэсы і можа бачыць наступствы тых ці іншых кадравых рашэнняў, што дазваляе дакладна прагназаваць і карэктаваць не толькі фот, але і кадравую палітыку ў цэлым.

5. Распрацуйце празрыстыя палітыкі аплаты працы.

Яны могуць ўключаць у сябе:
- умовы і прынцыпы фарміравання фот у кампаніі;
- зразумелую класіфікацыю супрацоўнікаў;
- палітыку разліку і налічэння заработнай платы (фіксаванай і плавае часткі) па аддзелах і падраздзяленням;
- працэдуры кампаніі па ўрэгуляванні памылак у выплатах работнікам;
- працэдуры разліку пры звальненні;
- працэс разліку адпускных, бальнічных, дэкрэтных і іншых кампенсацыйных выплат;
- стратэгію разліку бонусаў і прэмій, перапрацовак і надбавак;
- стратэгію і бягучую палітыку выдаткаў на навучанне і павышэнне кваліфікацыі па падраздзяленнях (як менавіта рабіць гэта ў крызіс і ці ёсць у гэтым сэнс).

6. залучаецца саміх супрацоўнікаў у актуалізацыю дадзеных.

У бліжэйшыя два-тры гады можна прагназаваць развіццё трэнду максімальнай ўцягнутасці супрацоўнікаў у актуалізацыю даных ва ўнутрыкарпаратыўных ІТ-сістэмах. Вельмі хутка мы пачуем пра ІТ-сістэмы кадравага самаабслугоўвання.

***
Па падліках аналітыкаў, HR-дэпартамент марнуе 80% эфектыўнага працоўнага часу на папяровую працу, увод дадзеных і апрацоўку рознага роду запытаў. На запаўненне аплатнай ведамасці або справаздачнай формы ўручную ў сярэднім патрабуецца сем хвілін. Памножым гэтыя сем хвілін на тысячы супрацоўнікаў і дзясяткі розных формаў - і атрымаем наглядны прыклад лішніх выдаткаў.
***

Персанальнае ўзаемадзеянне супрацоўнікаў з ІТ-сістэмай зніжае аперацыйныя выдаткі і нават павышае лаяльнасць супрацоўнікаў да кампаніі. Мяняць персанальную інфармацыю ў ІТ-сістэме кампаніі (адрасы, пашпартных дадзеных ...), праглядаць сваю зарплатную і падатковую гісторыю, фармаваць простыя даведкі і выпіскі, адзначаць наведвальнасць і адгулы - усё гэта супрацоўнікі і іх лінейныя кіраўнікі цалкам могуць рабіць самастойна. Сучаснае ПА дазваляе работнікам самім даглядаць за сваімі дадзенымі - і звычайна яны робяць гэта з задавальненнем, асабліва з зручнага прыкладання на смартфоне.

Смартфоны дапамогуць не толькі зэканоміць, але і стаць своеасаблівымі HR-парталамі самаабслугоўвання персаналу. Супрацоўнік зможа ў любы час і ў любым месцы бачыць і, па магчымасці, карэктаваць сваё працоўнае расклад, фіксаваць вынікі працы, паказваць колькасць адпрацаваных гадзін, праглядаць графік адпачынкаў калег і ўносіць свае даты, афармляць камандзіроўкі, пацвярджаць электроннай подпісам зарплатную ведамасць і праводзіць дзясяткі іншых важных аперацый, якія звычайна кладуцца на HR-аддзел. Супрацоўнікам падабаецца сама ідэя кіравання рабочым працэсам і персаніфікаваны доступ да дадзеных, а празрыстыя палітыкі фот, выяўленыя ў стратэгіі самаабслугоўвання, будуць стымуляваць персанал да дасягнення бізнес-мэтаў.

***
Цікавае глабальнае даследаванне правяла ў 2014 годзе брытанская асацыяцыя Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP). Паводле яе даных, трэць сярэдніх прадпрыемстваў з апытаных выкарыстоўвалі электронныя зарплатныя ведамасці - і 83% з іх паведамілі, што зэканомілі за год ад трох да пятнаццаці тысяч еўра, выключыўшы папяровую працу з аперацый з заработнай платай.
***

Для буйных карпарацый эканомія можа быць больш істотнай: адзін з карпаратыўных аутсорсеров паведаміў, што зэканоміў ў год каля трохсот тысяч еўра толькі на паштовай дастаўцы, калі пачаў рассылаць 650 тысяч зарплатных ведамасцяў па электроннай пошце. А ўявіце сабе, што і гэтая рассылка стане непатрэбнай - уся інфармацыя будзе ў актуальным выглядзе даступная супрацоўніку, у адпаведнасці з яго правамі, прама ў мабільным дадатку.

Такім чынам, у бліжэйшай будучыні мы ўбачым, як усе рэгулярныя, паўтараюцца працэсы на прадпрыемствах (і HR тут не стане выключэннем) будуць аўтаматызаваным і перадавацца на "аўтсорсінг" - унутраны ці вонкавы.

Ад HR-кіраўніка ўладальнікі бізнесу будуць чакаць не акуратнага вядзення зарплатных ведамасцяў, а стратэгічнага бачання, фінансавага кансалтынгу і пісьменных саветаў па аптымізацыі працы з персаналам у залежнасці ад бізнес-мэтаў і эканамічнай сітуацыі на рынку. Аўтаматызацыя HR-руціны, "мабілізацыя" фот, Прэдыктыўны кіраванне штатам, аналітыка, кадравае самаабслугоўваньне персаналу ператворацца ў штодзённыя прылады працы HR-спецыяліста.

Артыкул апублікаваная на hr-media.ru ⁠