Наша команда-партнер Artmisto
Аптымізацыя бізнэс-працэсаў - неабходная ўмова для кампаній, якія жадаюць захаваць пазіцыі на профільных рынках і развіваць бізнес ва ўмовах дынамічна змяняецца бізнес-асяроддзя. Як аптымізаваць бізнес-працэсы крок за крокам і якія тэхналогіі выкарыстоўваць для кіравання бізнэс-працэсамі - чытайце ў матэрыяле.
Сусветная эканоміка перажывае глабальныя перамены. Канкурэнцыя ў барацьбе за кліента ўзмацнілася, мадэлі бізнэсу сталі яшчэ больш складана, а аб'ёмы даступных дадзеных, абавязковых для аналізу, значна выраслі. Гэтыя фактары прымушаюць кампаніі пільней узірацца ва ўласныя бізнэс-працэсы і шукаць шляхі іх ўдасканалення.
Пісьменна выбудаваныя бізнес-працэсы становяцца для бізнесу адным з асноўных канкурэнтных пераваг. Дзякуючы новым тэхналогіям, арганізацыі могуць значна спрасціць існуючыя схемы узаемадзеянняў, скараціць час выканання працэсаў, зэканоміць рэсурсы, павялічваючы адначасова прадуктыўнасць і прыбытковасць ўсёй кампаніі.
Трансфармацыя бізнес-працэсаў неабходная ў тым выпадку, калі трэба палепшыць працу кампаніі: скараціць вытворчы цыкл, знізіць выдаткі, пазбегнуць дублявання функцый і памылак менеджменту. Як правіла, аптымізацыі ў першую чаргу падвяргаюць ключавыя працэсы і гэта - найбольш эфектыўны шлях.
У залежнасці ад складанасці сітуацыі, рэарганізаваць бізнэс можна двума шляхамі: аптымізаваць або вырабіць рэінжынірынг бізнес-працэсаў.
Аптымізацыя бізнэс-працэсаў - гэта частковае ўдасканаленне існуючых працэсаў кампаніі, калі ёсць неабходнасць ліквідаваць відавочныя недахопы, напрыклад, пазбавіцца ад інфармацыйных завес або выканання адной і той жа кіраўнічай працы на розных іерархічных узроўнях. Звычайна, аптымізацыя ўвазе ўнясенне карэктыў у арганізацыйную структуру кампаніі: нейкія аддзелы скарачаюць, іншыя ствараюць, пераразмяркоўваюць функцыі паміж дэпартаментамі і іншае.
Вынік аптымізацыі бізнес-працэсаў - паляпшэнне узаемасувязяў паміж падраздзяленнямі, што адбіваецца на эфектыўнасці працы ўсёй кампаніі.
У адрозненне ад аптымізацыі, пры якой паляпшэнне працэсаў праходзіць плаўна, бесперапынна і ахоплівае ў асноўным вобласць функцый, рэінжынірынг - гэта рэвалюцыйнае пераўтварэнне працэсаў, яго вырабляюць аднакратна і, як правіла, адначасова з укараненнем на прадпрыемстве новай інфармацыйнай сістэмы. напрыклад, CRM-сістэмы . Асноўная мэта і вынік рэінжынірынга бізнэс-працэсаў - рэзкае паляпшэнне працы кампаніі.
На думку шматлікіх экспертаў, 2017 год стане годам лічбавых пераўтварэнняў бізнесу, у прыватнасці гэта закране і кіравання бізнэс-працэсамі. Каб утрымаць пазіцыі ў лічбавую эпоху кампаніям прыйдзецца без прамаруджання асвоіць такія тэхналогіі, як аналіз Big Data, аблокі, мабільнасць, робататэхніка і іншае. Але лічбавая трансфармацыя - гэта не толькі інтэграцыя тэхналогій. Гнуткае кіраванне бізнес-працэсамі становіцца канкурэнтнай перавагай, а сістэмы яго падтрымкі карыстаюцца павышаным цікавасцю. У ВРМ ТОП-менеджмент кампаній бачыць магчымасць зрабіць працэсы больш кіраванымі і празрыстымі, знізіць затраты на выкананне і павысіць іх аперацыйную эфектыўнасць. Усе гэтыя меры дадуць магчымасць бізнесу не толькі ўтрымацца на профільным рынку, але і развівацца, узбагачаючыся за павевамі новага часу.
Лічбавая трансфармацыя ўносіць карэктывы не толькі ў кіраванне бізнес-працэсамі, але і ў якія падтрымліваюць іх сістэмы. ВРМ-сістэмы сёння максімальна адаптаваны да звыклага ладу паводзін карыстальнікаў у паўсядзённым жыцці. Распрацоўшчыкі бесперапынна ўдасканальваюць свае прадукты, ствараючы мабільныя версіі прыкладанняў, дадаючы функцыі, падобныя тым, што выкарыстоўваюцца ў сацыяльных сетках - карпаратыўныя чаты, эмоционы і іншае. Акрамя карэктыў, якія тычацца інтэрфейсу, адметнай характарыстыкай сучасных сістэм для кіравання бізнэс-працэсамі з'яўляецца дадатак традыцыйных структураваных бізнес-працэсаў адаптыўнай.
Напрыклад, у сістэме bpm'online кампаніі Terrasoft для пабудовы бізнэс-працэсаў выкарыстоўваецца тэхналогія DCM (Dynamic Case Management). Функцыянальнасць для кіравання адаптыўнай працэсамі дазваляе захоўваць вынікі працэсу, а таксама спосаб яго выканання, фарміруючы банк лепшых практык. Пры ўзнікненні аналагічнага сцэнара, сістэма прапануе карыстачу выкарыстоўваць ужо існуючы кейс, альбо, узяўшы яго за аснову, стварыць новы.
Аптымізацыя бізнэс-працэсаў пачынаецца з іх апісання. Кампанія - гэта складаны механізм, сістэма, дзе прыняцце рашэння аб якой-небудзь аптымізацыі дзейнасці патрабуе глыбокага аналізу ўзаемасувязяў з усімі элементамі. Каб убачыць усю структуру кампаніі ў дэталях, неабходна нешта накшталт чарцяжа - бізнес-архітэктуры.
Аптымізацыя бізнэс-працэсаў - гэта, перш за ўсё, іх аўтаматызацыя. У залежнасці ад маштабаў кампаніі, складанасці яе працэсаў і патрэбаў бізнесу, для аўтаматызацыі і кіравання бізнэс-працэсамі выкарыстоўваюць CRM, ERP або BPM-сістэму, пра якую ўжо ішла гаворка вышэй. Для кампаній-пачаткоўцаў актуальна пачынаць з CRM - сістэмы для кіравання ўзаемаадносінамі з кліентамі і ўсімі працэсамі з імі звязанымі. ERP-сістэма (напрыклад, ERP-сістэма "КОМПАС") патрэбна для кіравання ўнутранымі працэсамі і рэсурсамі кампаніі.
У структуры архітэктуры бізнесу павінны быць апісаны такія элементы:
- мэты кампаніі
- Бізнес-працэсы
- арганізацыйная структура
- рэсурсы
- інфармацыйныя сістэмы
Стварэнне мадэлі «як ёсць», якая адлюстроўвае існы стан спраў на момант апісання. Гэта значыць, фактычна якая склалася тэхналогію працы.
Мадэль «як ёсць» дазваляе ўбачыць поўную карціну працэсаў і вызначыць слабыя месцы. Апісанне працэсу «як павінна быць» адлюстроўвае мэтавае стан, якое ў перспектыве плануецца рэалізаваць.
Мадэляванне бізнес-працэсаў - гэта эфектыўны спосаб пошуку шляхоў аптымізацыі дзейнасці кампаніі. Складаецца ён у апісанні працэсу праз розныя элементы - падзеі, матэрыялы, дзеянні, дадзеныя і так далей. Для мадэлявання працэсаў выкарыстоўваюць пэўны набор правілаў, званы натацыі. Найбольш папулярнай і прасунутай сёння лічыцца натацыя BPMN 2.0, дзякуючы сваёй прастаце і гнуткасці. Прастата дасягаецца за кошт нагляднасці - умоўныя абазначэнні, з дапамогай якіх мадэлююцца працэсы, прадстаўленыя ў выглядзе дыяграм і блок-схем. Гнуткасць натацыі забяспечвае набор элементаў і правілаў, выкарыстоўваючы якія пабудаваць нават самы складаны бізнэс-працэс зможа просты бізнэс-карыстальнік, не прыцягваючы ІТ-спецыяліста.
Дынамічна змяняецца бізнес-асяроддзе патрабуе ад кампаній стварэння сістэмы кіравання бізнэс-працэсамі, здольнай функцыянаваць у такіх умовах. Патэнцыял для такой сістэмы могуць забяспечыць толькі працэсы, якія падтрымліваюцца адпаведнымі інфармацыйнымі тэхналогіямі. Эфектыўным інструментам для кіравання бізнэс-працэсамі з'яўляюцца ВРМ-сістэмы (або CRM-сістэмы, узмоцненыя модулем для кіравання бізнэс-працэсамі), якія дазваляюць хутка ствараць і змяняць працэсы дзякуючы цеснай інтэграцыі асяроддзяў праектавання, распрацоўкі і выканання.
У адрозненне ад іншых сістэм для кіравання працэсамі - напрыклад, ERP, ECM і просты CRM, дзе аперацыі выконваюцца пры здзяйсненні падзеі, ВРМ-сістэмы самі ініцыююць ўваходныя падзеі, ўлічваюць усе дзеянні па часе і сочаць, каб усе аперацыі выконваліся ў рамках рэгламенту.
***
Любыя перамены, няхай гэта будзе паступовая аптымізацыя працэсаў або іх радыкальны рэінжынірынг - гэта ломка звыклых асноў, якая так ці інакш стане крыніцай праблем. Але там, дзе адны бачаць перашкоды, іншыя - магчымасці для росту бізнесу. Ўдасканаленне бізнес-працэсаў - неабходная ўмова для кампаній, якія жадаюць не толькі ўтрымаць пазіцыі на профільных рынках, але і развівацца, ідучы ў нагу з часам.
Юлія Харашун
