Правядзенне аптымізацыі па руску

Наша команда-партнер Artmisto

"... мы вымушаны пачаць правядзенне аптымізацыі ў кампаніі. У краіне крызіс. У галіне жопа. Моцныя ядуць слабых, а ад эфектыўнасці аперацыйнай дзейнасці залежыць наша з вамі будучыню. "- сказаў генеральны дырэктар пакручваючы ў руках залатымі гадзінамі на запясце. Заўв. - далей не рэкамендуецца да чытання асобам з няўстойлівай псіхікай.

"Правядзенне аптымізацыі справа не простае і я прасіў загадзя даслаць мне вашы прапановы. Вашы светлыя галовы "нарадзілі" наступныя: скараціць зарплаты супрацоўнікаў, зачыніць офісы кліенцкага абслугоўвання, спаганяць з супрацоўнікаў плату за пражыванне і харчаванне, "павесіць" на супрацоўнікаў спісання шлюбу і недастач, зрэзаць ў два разы кампенсацыю выдаткаў на бензін, перастаць закупляць канцылярскія прыналежнасці, друкаваць дакументы на "чарнавіках", правесці шэраг скарачэнняў лінейнага персаналу і гэтак далей "

Знаёмая карціна? Калі так, то спяшаюся вас павіншаваць, вы сталі сведкам таго, як правядзенне аптымізацыі адбываецца ў звычайнай расійскай кампаніі.

Дзіўна, але чаму то ў нас, пад словам "аптымізацыя", разумеецца менавіта скарачэнне выдаткаў кампаніі. "Знізіць выдаткі. Скараціць выдаткі. Парэзаць косці ... "- вось сінонімы словы аптымізацыя ў Расіі. Ніхто не разглядае правядзенне аптымізацыі з пункту гледжання эфектыўнасці, а менавіта суадносіны выдаткаў і атрымоўванага выніку. А чаму? Па трох прычынах:
1. Шматлікія кампаніі апрыёры раздулі свае затраты на хвалях звышпрыбыткаў, а значыць самае простае гэтыя самыя выдаткі зрэзаць.

2. У раўнанні "аптымальнае стан = высокая эфектыўнасць = выдаткі / вынікі дзейнасці", бачаць толькі адну складнік - выдаткі. Дзеля справядлівасці, трэба адзначыць што ў малым бізнэсе, часцей за ўсё выдаткі і так мінімальныя, а кожны супрацоўнік "і жрэц, і жнец, і вабще ...", так што магчымасці па павелічэнню эфектыўнасці, проста хаваюцца за бачнасцю або рэальнай загрузкай персаналу.

3. Адсутнічае матывацыя супрацоўнікаў на рэальную, а не бачную аптымізацыю. Ды і вы, ды вы, уладальнікі кампаній, разумееце, што супрацоўнікі марнуюць і аптымізуюць вашы, а не свае грошы. Ім што марнаваць, што скарачаць - усё адзіна.

Зараз я тут усё аптымізуе! - сярэдні менеджэр ў расійскай кампаніі.

А вось яшчэ адзін свежанькі прыклад. Як вядома, аўтаматызацыя бізнес працэсаў з'яўляецца добрым спосабам аптымізацыі. Аўтаматызацыя дазваляе вызваліць час супрацоўнікаў, знізіць затраты на выкананне аперацый і, у цэлым, павысіць іх эфектыўнасць. Вось толькі няўдача - кошт ІТ супрацоўнікаў адносна высокая, а значыць іх праца па аўтаматызацыі варта вельмі нядрэнна. І тут вы можаце атрымаць адказ ад ўладальніка ІТ рэсурсаў, што выкананне аперацый, неабходных для аптымізацыі працы іншых супрацоўнікаў або падраздзяленняў спецыялістамі ІТ, каштуюць вельмі дорага. А раз правядзенне аптымізацыі ў самым разгары, то ІТ дэпартамент не можа дазволіць сабе марнаваць дарагое час спецыялістаў, а значыць і грошы, на падобныя працы ... Вы думаеце я прыдумляю? Ан няма. Літаральна нядаўна чуў такую ​​заяву на адным нарадзе.

Праблема ў тым, што правядзенне аптымізацыі выклікае ў многіх галовах карціну Рэпіна "Прыплылі. Усю ноч веславання, а лодку адвязаць забыліся ". За светлым, аптымізаваным будучыні, супрацоўнікі забываюць пра адзін з асноўных законаў светабудовы - закон захавання энергіі. Каб нешта атрымаць, трэба нешта выдаткаваць. Іншымі словамі - калі проста рэзаць косткі, то аптымізацыя ў выглядзе скарачэння выдаткаў, становіцца самамэтай. А вось мэта дасягнуць аптымальнага стану губляецца ў ясных розумах самаадданых мэнэджэраў.

Што такое аптымізацыя? Гэта дасягненне аптымальнага стану эфектыўнасці. Гэта такі стан, пры якім гранічныя выдаткі роўныя гранічнага даходу кампаніі. Так так. У эканамічнай тэорыі гэта называецца "аптымальны аб'ём вытворчасці". Вы ж вучылі эканоміку ў інстытуце? Правядзенне аптымізацыі не можа існаваць без разлікаў і эканомікі.
Што ж такое аптымальнасць або оптымум?

Оптымуму (ад лац. Optimum - найлепшае) - сукупнасць найбольш спрыяльных умоў; найлепшы варыянт рашэння задачы або шлях дасягнення мэты пры дадзеных умовах і рэсурсах. Оптымум эканамічны ў шырокім сэнсе - найбольш эфектыўнае функцыянаванне вытворчасці, у вузкім - найлепшае выкарыстанне матэрыяльных рэсурсаў, пры якім дасягаецца магчымы максімальны эфект вытворчасці ці магчымы мінімум выдаткаў.

Разумееце? Аптымальнасць заключаецца не ў зніжэнні выдаткаў, а ў павелічэнні аддачы на ​​затраты.

Даволі часта, рэальнае правядзенне аптымізацыі ў кампаніі, патрабуе не толькі не скарачаць выдаткі, але нават павялічыць іх. З іншага боку, вы можаце не зніжаць затраты, а павялічыць эфектыўнасць праз павелічэнне прадукцыйнасці.

Вось менавіта другі шлях, часцей за ўсё, застаецца па-за ўвагай. Чаму? Таму што ён не так просты ў рэалізацыі, як простае скарачэнне выдаткаў. Тут жа думаць трэба! А яшчэ і ўкладваць час, а значыць і грошы.

Аптымізацыя ў рэальнасці - адзін няправільны крок і будзе бум! Ах да, яшчэ і "добразычліўцы" дапамагаюць

Думайце не пра тое, каб скараціць зарплату супрацоўнікаў, а пра тое, як павысіць іх прадукцыйнасць. За тыя ж грошы, вы атрымаеце больш аддачы, а значыць павялічыце эфектыўнасць.
Павальнае скарачэнне выдаткаў, не раз прыводзіла кампаніі да вельмі сумнага становішчу. Сітуацыя атрымліваецца такая - нам не хапае сродкаў каб рухацца наперад, таму, каб сродкі з'явіліся, трэба скараціць выдаткі. Але як толькі адбываецца скарачэнне, адбываецца і зніжэнне аддачы, эфектыўнасці. Зараз кампанія не толькі не рухаецца наперад, але і пачынае павольна адкочвацца таму. Як у анекдоце - за тую зарплату, якую мне плацяць, я не толькі працаваць не павінен, але павінен яшчэ і трохі шкодзіць.

А далей як снежны ком. Скарачэнне выдаткаў - скарачэнне эфектыўнасці. І кампанія сваімі ўласнымі сіламі, зацягвае пятлю на шыі.

Перш, чым скарачаць выдаткі, неабходна стрымана ацаніць магчымыя наступствы.

• Скараціць зарплаты і спаганяць грошы за паслугі кампаніі? - зменшыцца эфектыўнасць супрацоўнікаў. Частка звольніцца.
• Перастаць закупляць канцылярскія прыналежнасці - пацерпіць афармленне дакументацыі, а таксама захоўванне і апрацоўка.
• Зрэзаць выдаткі на бензін? - супрацоўнікі перастануць ездзіць па справах кампаніі.
• Прыбраць чай, кава і пячэнькі? - вы рэальна думаеце, што людзі стануць менш марнаваць час на каву, калі яго прыбраць?
• Павесіць спісанне шлюбу на супрацоўнікаў? - павялічыцца зварот прадукцыі і незадаволенасць кліентаў.
  і гэтак далей.

Ці азначае ўсё вышэйпералічанае, што правядзенне аптымізацыі не мяркуе скарачэння выдаткаў? Зусім не. Проста трэба глядзець на ўсю формулу эфектыўнасці. А значыць разглядаць не столькі выдаткі, колькі зварот на затраты. У адной сітуацыі, выдаткі могуць быць неапраўдана высокімі, тады іх трэба скарачаць. У іншай сітуацыі лепш пакінуць выдаткі як ёсць і павялічваць прадукцыйнасць.

Да выдаткаў ставяцца і розныя "страты". Страты, гэта не толькі "тлушч" і празмернасці аперацыйнай дзейнасці кампаніі. Гэта, і хутчэй у першую чаргу, страты звязаныя з эфектыўнасцю аперацыйнай дзейнасці. Больш падрабязна з тыпамі страт можна азнаёміцца ​​ў метадалогіі Lean .
Галоўнае зразумець - страты, гэта ўсё, што не стварае каштоўнасці для кампаніі і кліента. Дарэчы, з гэтага пункту гледжання, лішні, неэфектыўны кіраўнічы апарат, з'яўляецца першым кандыдатам на "аптымізацыю". Ха ха!

1. Пазбаўцеся ад выдаткаў, якія можна смела аднесці да залішнім.

Залішнія выдаткі, гэта ўсё тое, што не дадае каштоўнасці вашым прадуктам і паслугах, не ўплывае на стаўленне кліентаў да сэрвісу і кампаніі, не зьніжае прадукцыйнасці і адносіны персаналу, не накіраваны на ўмацаванне бяспекі і канкурэнтаздольнасці кампаніі. Прыклад - дарагія ў эксплуатацыі карпаратыўныя аўтамабілі, аплата невытворчых выдаткаў менеджменту, дарагая тэхніка і г.д.

2. Пазбаўцеся ад неэфектыўных дзеянняў у аперацыйнай дзейнасці. Рабочыя групы, працяглыя нарады, бюракратыя, шматступеннае ўзгадненне і іншае. Усё гэта зніжае эфектыўнасць. Асабліва надасце ўвагу дапаможным і працэсам кіравання. Яны нясуць у сабе толькі выдаткі.

3. Ацэніце патрэба ў прадукцыйнасці асноўных працэсаў. Далёка не заўсёды вырабляць больш, значыць лепш. Калі абмежаванне знаходзіцца на баку рынку, то няма чаго абслугоўваць вялікія вытворчыя магутнасці. Частку можна закансерваваць. Прымайце рашэнне аб зніжэнні выдаткаў толькі пасля ацэнкі рэальнай патрэбы ў рэсурсах.

4. Сканцэнтруйцеся на павелічэнні прадукцыйнасці ўсіх працэсаў, пры захаванні аперацыйных выдаткаў. У першую чаргу надасце ўвагу асноўным працэсам.

Правядзенне аптымізацыі ставіць сваёй мэтай павышэнне эфектыўнасці. Эфектыўнасць - максімум вынік пры мінімуме выдаткаў.