Наша команда-партнер Artmisto
Optymalizacja procesów biznesowych jest warunkiem koniecznym dla firm, które chcą utrzymać pozycję na kluczowych rynkach i rozwijać swoją działalność w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym. Jak krok po kroku optymalizować procesy biznesowe i jakie technologie wykorzystać do zarządzania procesami biznesowymi - przeczytaj materiał.
Globalna gospodarka przechodzi globalne zmiany. Konkurencja w walce o klienta nasiliła się, modele biznesowe stały się jeszcze trudniejsze, a ilość danych dostępnych do analizy znacznie wzrosła. Czynniki te sprawiają, że firmy dokładniej przyglądają się własnym procesom biznesowym i szukają sposobów ich ulepszenia.
Kompetentnie zbudowane procesy biznesowe stają się jedną z głównych przewag konkurencyjnych dla przedsiębiorstw. Dzięki nowym technologiom organizacje mogą znacznie uprościć istniejące schematy interakcji, skrócić czas realizacji procesu, zaoszczędzić zasoby, a jednocześnie zwiększyć produktywność i rentowność całej firmy.
Transformacja procesów biznesowych jest niezbędna w przypadku, gdy trzeba usprawnić pracę firmy: zmniejszyć cykl produkcyjny, zmniejszyć koszty, uniknąć powielania funkcji i błędów zarządzania. Z reguły optymalizacje dotyczą przede wszystkim kluczowych procesów i jest to najbardziej efektywny sposób.
W zależności od złożoności sytuacji, biznes można zreorganizować na dwa sposoby: optymalizować lub modyfikować procesy biznesowe.
Optymalizacja procesów biznesowych - jest to częściowa poprawa istniejących procesów firmy, gdy istnieje potrzeba wyeliminowania oczywistych niedociągnięć, na przykład, aby pozbyć się pętli informacji lub wykonać tę samą pracę zarządzania na różnych poziomach hierarchicznych. Zazwyczaj optymalizacja polega na dostosowaniu struktury organizacyjnej firmy: niektóre działy redukują, inne tworzą, redystrybuują funkcje między działami i tak dalej.
Efektem optymalizacji procesów biznesowych jest poprawa połączeń między działami, co wpływa na wydajność całej firmy.
W przeciwieństwie do optymalizacji, w której usprawnianie procesów przebiega sprawnie, stale i obejmuje głównie obszar funkcji, reengineering jest rewolucyjną transformacją procesów, jest wykonywana raz i co do zasady równocześnie z wprowadzeniem nowego systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie. Na przykład Systemy CRM . Głównym celem i rezultatem reorganizacji procesów biznesowych jest radykalna poprawa pracy firmy.
Według wielu ekspertów, rok 2017 będzie rokiem cyfrowej transformacji biznesowej, w szczególności będzie to miało wpływ na zarządzanie procesami biznesowymi. Aby zachować swoją pozycję w erze cyfrowej, firmy będą musiały szybko nauczyć się takich technologii, jak analiza Big Data, chmury, mobilność, robotyka i inne. Ale transformacja cyfrowa to nie tylko integracja technologii. Elastyczne zarządzanie procesami biznesowymi staje się przewagą konkurencyjną, a systemy wsparcia cieszą się zwiększonym zainteresowaniem. W BPM najwyższe kierownictwo firm widzi okazję do usprawnienia procesów i zwiększenia ich przejrzystości, zmniejszenia kosztów wdrożenia i poprawy efektywności operacyjnej. Wszystkie te działania pozwolą przedsiębiorstwom nie tylko pozostać na rynku podstawowym, ale także rozwijać się, odnosząc sukcesy w nowych trendach.
Transformacja cyfrowa dostosowuje się nie tylko do zarządzania procesami biznesowymi, ale także do systemów je wspierających. Systemy BPM są obecnie maksymalnie dostosowane do zwyczajowego zachowania użytkowników w życiu codziennym. Deweloperzy stale ulepszają swoje produkty, tworząc mobilne wersje aplikacji, dodając funkcje podobne do tych używanych w sieciach społecznościowych - czaty korporacyjne, emocje i tak dalej. Oprócz korekt związanych z interfejsem, charakterystyczną cechą nowoczesnych systemów zarządzania procesami biznesowymi jest dodanie tradycyjnych strukturalnych procesów biznesowych do adaptacji.
Na przykład system bpm'online firmy Terrasoft wykorzystuje technologię DCM (Dynamic Case Management) do budowania procesów biznesowych. Funkcjonalność zarządzania procesami adaptacyjnymi pozwala na zapisywanie wyników procesu, a także metody jego wdrażania, tworząc bank najlepszych praktyk. Jeśli wystąpi podobny scenariusz, system poprosi użytkownika o użycie istniejącego przypadku lub, biorąc to za podstawę, aby utworzyć nowy.
Optymalizacja procesów biznesowych rozpoczyna się od ich opisu. Firma to złożony mechanizm, system, w którym decydowanie o jakiejkolwiek optymalizacji działań wymaga głębokiej analizy relacji ze wszystkimi elementami. Aby szczegółowo poznać całą strukturę firmy, potrzebujesz czegoś takiego jak rysunek - architektura biznesowa.
Optymalizacja procesów biznesowych to przede wszystkim ich automatyzacja. W zależności od skali firmy, złożoności procesów i potrzeb firmy korzystają z systemu CRM, ERP lub BPM, który już omówiono powyżej, w celu automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi. Dla firm rozpoczynających działalność ważne jest, aby zacząć od CRM - systemu do zarządzania relacjami z klientami i wszystkimi związanymi z nimi procesami. System ERP (na przykład system ERP „KOMPAS”) jest potrzebny do zarządzania wewnętrznymi procesami i zasobami firmy.
Struktura architektury biznesowej powinna zawierać następujące elementy:
- Cele firmy
- Procesy biznesowe
- Struktura organizacyjna
- Zasoby
- Systemy informacyjne
Tworzenie modelu „jak jest”, który odzwierciedla aktualny stan rzeczy w momencie opisu. Tak naprawdę działa obecna technologia.
Model „tak jak jest” pozwala zobaczyć pełny obraz procesów i zidentyfikować słabe punkty. Opis procesu „tak jak powinien” odzwierciedla stan docelowy, który ma zostać wdrożony w przyszłości.
Modelowanie procesów biznesowych to skuteczny sposób na znalezienie sposobów optymalizacji firmy. Polega na opisywaniu procesu poprzez różne elementy - zdarzenia, materiały, działania, dane i tak dalej. Aby symulować procesy przy użyciu określonego zestawu reguł, zwanych notacjami. Najbardziej popularnym i zaawansowanym dzisiaj jest notacja BPMN 2.0, ze względu na prostotę i elastyczność. Prostota jest osiągana poprzez przejrzystość - symbole, którymi modeluje się procesy, są przedstawione w formie diagramów i schematów blokowych. Elastyczność zapisu zapewnia zestaw elementów i reguł, dzięki którym nawet najbardziej złożony proces biznesowy może zostać zbudowany przez prostego użytkownika biznesowego bez angażowania specjalisty IT.
Dynamicznie zmieniające się środowisko biznesowe wymaga od firm stworzenia systemu zarządzania procesami biznesowymi zdolnego do działania w takich warunkach. Potencjał takiego systemu może zapewnić jedynie procesy obsługiwane przez odpowiednie technologie informacyjne. Skutecznym narzędziem do zarządzania procesami biznesowymi są systemy BPM (lub systemy CRM, wzbogacone o moduł do zarządzania procesami biznesowymi), umożliwiające szybkie tworzenie i zmianę procesów poprzez ścisłą integrację środowisk projektowych, rozwojowych i wykonawczych.
W przeciwieństwie do innych systemów do zarządzania procesami - na przykład ERP, ECM i prostego CRM, w których operacje są wykonywane w momencie wystąpienia zdarzenia, same systemy BPM inicjują zdarzenia przychodzące, uwzględniają wszystkie działania w czasie i zapewniają, że wszystkie operacje są wykonywane w ramach harmonogramu.
***
Wszelkie zmiany, czy to stopniowa optymalizacja procesów, czy ich radykalna reengineering, są załamaniem zwykłych podstaw, które w taki czy inny sposób staną się źródłem problemów. Ale gdzie niektórzy widzą przeszkody, inni - możliwości rozwoju biznesu. Poprawa procesów biznesowych jest warunkiem koniecznym dla firm, które chcą nie tylko utrzymać pozycję na kluczowych rynkach, ale także rozwijać się, nadążając za duchem czasu.
Julia Horoshun
