Optymalizacja listy płac

Наша команда-партнер Artmisto

Jak kompetentnie zoptymalizować pracę w zakresie zarządzania płacami w tych przedsiębiorstwach, w których zatrudnionych jest tysiące pracowników, złożone harmonogramy pracownicze lub zewnętrznych wykonawców?

Kilka przydatnych wskazówek dla menedżera HR w zakresie zarządzania listą płac.

Słynny filozof Ralph Emerson powiedział kiedyś, że pieniądze kosztują dla nas zbyt wiele. Poetycki aforyzm XIX wieku przyjęto dosłownie w pierwszym kwartale XXI wieku: do 2016 r. Wiele rosyjskich przedsiębiorstw ponownie zwiększyło koszty obsługi funduszu płac (FOT). Według przedstawicieli agencji biznesowych i analitycznych, od początku kryzysu w 2014 r. Ich wzrost wyniósł 2-3% całkowitego budżetu wydatków przeciętnego przedsiębiorstwa.

Tendencja do zwiększania kosztów usługi FOT ma charakter globalny i jest mało prawdopodobne, aby zatrzymała się w ciągu najbliższych pięciu lat. Na przykład US Bureau of Labor Statistics szacuje, że od 2005 do 2015 r. Złożone (bezpośrednie i pośrednie) koszty prywatnych przedsiębiorstw za stawki godzinowe wzrosły o 28%, w tym płatności do budżetu państwa i koszty utrzymania. Jednocześnie kwota grzywien rządowych za nieprawidłowo wypełnione raporty i zlecenia płatnicze w 2014 r. Wyniosła prawie 5 mld USD, co pobudziło popyt na wysokiej jakości automatyzację wynagrodzeń pracowników.

Rosstat nie przedstawił jeszcze podobnych statystyk, ale bez niego oczywiste jest, że gwałtowna zmiana kursu wymiany rubla i ogólne trendy gospodarcze w kraju zmuszają pracodawców (a wraz z nimi dział HR) z jednej strony do indeksowania wynagrodzeń (według badania przeprowadzonego przez firmę rekrutacyjną Antal Rosja, w grudniu 2014 r., Co piąty rosyjski pracodawca myślał o rewizji wynagrodzeń w górę z powodu deprecjacji rubla). Z drugiej strony, aby poważnie zoptymalizować listę płac i rozłożyć obciążenie (które wzrasta tylko w czasie kryzysu) wśród istniejących specjalistów.

***
74% firm nie planuje zwiększenia budżetu na wynagrodzenia nowych pracowników, a 38% ankietowanych dokonało redukcji od początku kryzysu. Do 2016 r. Coraz więcej wakatów przewiduje powszechność zatrudnionego personelu i znacznie większą liczbę funkcji w ramach poprzedniej oferty płacowej.
***

Jak obecne trendy wpływają na pracę menedżera HR?

Dla Rosji trendem jest obniżenie kosztów pracy. Liczba funkcji pracownika wzrasta bez zmiany wynagrodzenia jego pracy, co zmniejsza koszt każdej funkcji. Zmusza to specjalistów ds. HR do tworzenia niepieniężnej motywacji pracowników i włączania takich pakietów motywacyjnych do planowania płac.

Kolejnym trendem jest rosnący wpływ kompetentnego planowania i zarządzania wynagrodzeniami na koszty produktów i usług, aw rezultacie zysk firmy. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że koszty pracy mogą osiągnąć 70% w sektorze usług i 35-40% w przemyśle, można sobie wyobrazić, jak wielka jest odpowiedzialność i zaangażowanie działu HR w procesy biznesowe przedsiębiorstwa. Koszt ryzyka i błędów w zarządzaniu personelem, zarówno finansowych, jak i prawnych, rośnie. Teraz dla każdej firmy ważne jest nie tylko zmniejszenie podstawy opodatkowania, ale także zmniejszenie całkowitego kosztu płac i przetwarzania danych związanych z pracownikami.

Jednocześnie nie można obniżyć kosztów obsługi kosztów wynagrodzeń. Procesy biznesowe stają się coraz bardziej złożone i przyspieszają, nakłady pracy działów HR rosną, muszą częściej opracowywać i wypróbowywać nowe strategie i metody, wprowadzać dodatkowe parametry i schematy raportowania, częściej optymalizować stosunki umowne i prawne z pracownikami, rotację personelu i ich zaangażowanie w przepływ pracy. .. Prowadzi to do poważnego wzrostu ilości dokumentacji, zwiększenia czasu i innych zasobów do jej przetwarzania (zwłaszcza, jeśli odbywa się to ręcznie), powielania danych, aw rezultacie zwiększenia liczby błędów Mogą one prowadzić do bezpośrednich strat pieniężnych dla organizacji, na przykład w postaci grzywien od instytucji państwowych.

Jak poprawnie zoptymalizować pracę nad zarządzaniem listą płac?

Oto kilka przydatnych wskazówek dla menedżera HR w optymalizacji zarządzania listami płac.

1. Oblicz czas i koszty finansowe obsługi płac i porównaj je z korzyściami z automatyzacji tej pracy.

Według różnych szacunków praca z funduszem płac (w tym budżetowanie, planowanie, monitorowanie wypłat i ocena wydajności) może potrwać do 35% czasu działu HR. Część tego czasu można zwolnić za pomocą automatyzacji - pod warunkiem, że zachowana zostanie równowaga kosztów wdrożenia systemów automatyzacji i oczekiwane korzyści takiej implementacji. Jednak teraz możesz korzystać z usług w chmurze ze stosunkowo niedrogą subskrypcją.

Wygodne usługi w chmurze do zarządzania programami płacowymi mają największych programistów IT - IBM, Microsoft, SAP, 1C. „Chmury” publiczne zapewniają przejrzystość, optymalizację i mobilizację procesów biznesowych, co wraz z operacyjnym dostępem pracowników do chronionych informacji z dowolnego miejsca iz dowolnego urządzenia, pozwala, według wielu źródeł zagranicznych, małych i średnich przedsiębiorstw zaoszczędzić od stu do trzystu tysięcy dolarów rocznie, a duże - do dwóch milionów dolarów rocznie.

2. Analizuj i przewiduj swoją listę płac.

Każda lista płac zawiera stałą część regularnych płatności (wynagrodzenia pracowników, podatki i opłaty, miesięczne wynagrodzenie (łączność, transport, żywność, odzież ...), jeśli są one przewidziane przez politykę firmy, oraz szereg zmiennych. Na przykład takie zmienne obejmują płatności:

- związane z tabelą zatrudnienia (premie, wynagrodzenie urlopowe, świadczenia szpitalne, przetwarzanie i premie, zaawansowane szkolenie, rekompensata za zwolnienie i wyjazd na urlop macierzyński ...);
- niezwiązane z tabelą zatrudnienia (opłaty i płatności za pracę jednorazową i sezonową, staże, pracę zewnętrzną, budżet określony dla stanowisk zadeklarowanych przez różne departamenty, które nie są uwzględnione w tabeli zatrudnienia ...).

Odpowiedni rozkład proporcji, równowaga między stałymi a zmiennymi, przemieszczenie jednego lub drugiego udziału w budżecie w skali czasowej pozwala na obsługę obciążenia i optymalizację przepływu środków finansowych przedsiębiorstwa (do obniżenia kosztów produktu lub usługi). Jest możliwe, że w pewnym okresie warto przenieść część personelu na prace projektowe lub, izolując okresowe procesy sezonowe, aby zaoferować pracownikom, którzy są najmniej zajęci w sezonie, wykonanie ich z premią. Moduły analityczne i prognostyczne dostępne w systemach informatycznych do zarządzania listami płac pomogą symulować konsekwencje takich decyzji zarządczych.

Jednym z kluczowych światowych trendów w dzisiejszym zarządzaniu przedsiębiorstwem i wynagrodzeniami jego pracowników jest w szczególności podejmowanie decyzji na podstawie analizy dużych zbiorów danych. Zarządzanie talentami, efektywne wykorzystanie zasobów kadrowych i zewnętrznych, planowanie niematerialnych premii, prognozowanie i zarządzanie obciążeniem personelu w zależności od wewnętrznych i zewnętrznych czynników ekonomicznych to tylko niewielka część możliwości analizy dużych danych w zakresie optymalizacji programów płacowych.

System informatyczny gromadzi wiele krytycznych informacji do podejmowania decyzji, a tworzenie raportów wizualnych pomaga zoptymalizować budżet wynagrodzeń i całkowite koszty firmy w odpowiednim czasie. Przechowywanie, centralizacja i regularna analiza danych o wynagrodzeniach wewnątrz firmy generuje wewnętrzną wiedzę specjalistyczną i daje możliwość nie tylko oszczędzania, ale także przewidywania strategii rozwoju, która jest korzystna dla biznesu. Odpowiednio dobrany i skonfigurowany system informatyczny z czasem stanie się osobistym konsultantem w zakresie zarządzania personelem.

3. Wykonuj regularne audyty wszystkich działań związanych z MTP.

Błędy występują nawet wtedy, gdy używasz systemów automatyki, zwłaszcza jeśli te ostatnie nie są zintegrowane w jedną infrastrukturę. Na przykład utrzymywanie oddzielnych tabel w programie Excel nieuchronnie powoduje powielanie danych (a wszelkie komplikacje procesów i wzrost obciążenia pracą zależą od niskiej wydajności standardowych tabel i „wynalezienia roweru” w zakresie analizy i metryk obliczeniowych) oraz ręcznego wprowadzania danych, w przeciwieństwie do automatycznej agregacji, nie tylko kosztowne, ale także zwiększa ryzyko błędu, czynnik ludzki. Przy wielu przepływach pracy tak oczywista i ważna rzecz, jak regularny kompleksowy audyt, może wypaść z obszaru kontroli odpowiedzialnego działu - w wyniku czego Twój budżet ucierpi. Brak pełnoprawnych analiz jednocześnie zmniejsza skuteczność podejmowania decyzji strategicznych, a brak jednej bezpiecznej bazy danych wpływa na bezpieczeństwo przedsiębiorstwa.

4. Konsoliduj dane.

Jednym z kluczowych trendów w automatyzacji płac jest dziś poszukiwanie „punktu konsolidacji”, w którym powstaje ciągły łańcuch zintegrowanych procesów biznesowych: od rekrutacji, rekrutacji i monitorowania czasu pracy po analizę wydajności, planowanie budżetu płac, miesięczne obliczenia z pracownikami i potrącenia agencje rządowe i fundusze. Z punktu widzenia integracji nowoczesny specjalista ds. Zasobów ludzkich wymaga, aby wszystkie dane i procesy były scentralizowane w wewnętrznej bezpiecznej bazie danych, a praca podwójna lub ręczna powinna być wykluczona.

Integracja i współdziałanie systemów kadrowych, finansowych, zarządczych i analitycznych wpływa bezpośrednio na kontrolę i optymalizację wszystkich procesów przedsiębiorstwa. Wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do różnych aplikacji biznesowych przedsiębiorstwa zmniejsza koszty działalności nawet o 35%. Jednocześnie dział HR otrzymuje kompleksowy wgląd w procesy biznesowe i widzi konsekwencje niektórych decyzji personalnych, co pozwala na prawidłowe przewidywanie i korygowanie nie tylko funduszu płac, ale także ogólnej polityki kadrowej.

5. Opracuj przejrzystą politykę płacową.

Mogą one obejmować:
- warunki i zasady rozwoju listy płac w firmie;
- jasna klasyfikacja pracowników;
- obliczanie wynagrodzeń i polityka płacowa (część stała i zmienna) według działów i oddziałów;
- procedury firmy dotyczące rozwiązywania błędów w świadczeniach pracowniczych;
- procedury obliczeniowe dotyczące zwolnienia;
- Proces obliczania wynagrodzenia urlopowego, zwolnienia chorobowego, macierzyńskiego i innych świadczeń kompensacyjnych;
- strategia obliczania premii i premii, przetwarzania i premii;
- strategia i bieżąca polityka wydatków na szkolenia i zaawansowane szkolenia według oddziałów (dokładnie jak to zrobić w sytuacji kryzysowej i czy ma to sens).

6. Zaangażuj samych pracowników w aktualizację danych.

W ciągu najbliższych dwóch do trzech lat można przewidzieć rozwój trendu maksymalnego zaangażowania pracowników w aktualizację danych w wewnętrznych systemach informatycznych. Bardzo szybko usłyszymy o samoobsługowych systemach IT.

***
Według analityków dział HR spędza 80% efektywnego czasu pracy na pracy papierowej, wprowadzaniu danych i przetwarzaniu różnych wniosków. Średnio wypełnienie formularza listy płac lub raportu zajmuje średnio siedem minut. Pomnóż te siedem minut przez tysiące pracowników i dziesiątki różnych form - a otrzymamy wyraźny przykład niepotrzebnych wydatków.
***

Osobista interakcja pracowników z systemem informatycznym zmniejsza koszty operacyjne, a nawet zwiększa lojalność pracowników wobec firmy. Zmieniaj dane osobowe w systemie informatycznym firmy (adresy, dane paszportowe ...), przeglądaj ich historię wynagrodzeń i podatków, twórz proste referencje i wyciągi, zaznacz obecność i czas wolny - wszystko to mogą zrobić pracownicy i ich przełożeni niezależnie. Nowoczesne oprogramowanie pozwala pracownikom pilnować swoich danych - i zazwyczaj robią to z przyjemnością, zwłaszcza z wygodnej aplikacji na smartfonie.

Smartfony pomogą nie tylko zaoszczędzić, ale także stać się rodzajem portali samoobsługowych HR dla pracowników. Pracownik będzie mógł zobaczyć i, jeśli to możliwe, dostosować swój harmonogram pracy, odnotować wyniki pracy, wskazać liczbę przepracowanych godzin, wyświetlić harmonogram wakacji kolegów i wprowadzić daty, zorganizować wycieczki, potwierdzić arkusz wynagrodzenia podpisem elektronicznym i przeprowadzić dziesiątki innych ważne operacje, które zwykle należą do działu HR. Pracownicy, tacy jak pomysł zarządzania przepływem pracy i spersonalizowany dostęp do danych, oraz przejrzysta polityka płacowa wyrażona w strategiach samoobsługowych zachęcą pracowników do osiągania celów biznesowych.

***
Interesujące badanie globalne w 2014 r. Zostało przeprowadzone przez British Association Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP). Według niej jedna trzecia średnich przedsiębiorstw respondentów korzystała z elektronicznych raportów płacowych, a 83% z nich podało, że zaoszczędziło od trzech do piętnastu tysięcy euro rocznie, wyłączając pracę papierkową z transakcji płacowych.
***

Dla dużych korporacji oszczędności mogą być bardziej znaczące: jeden z firm zewnętrznych poinformował, że przy dostawie poczty zaoszczędził około trzystu tysięcy euro rocznie, gdy zaczął wysyłać pocztą elektroniczną 650 tysięcy arkuszy płac. I wyobraź sobie, że ten biuletyn stanie się niepotrzebny - wszystkie informacje będą aktualne dla pracownika, zgodnie z jego prawami, bezpośrednio w aplikacji mobilnej.

Tak więc w niedalekiej przyszłości zobaczymy, jak wszystkie regularne, powtarzalne procesy w przedsiębiorstwach (i HR nie będą wyjątkiem) zostaną zautomatyzowane i przeniesione do „outsourcingu” - wewnętrznego lub zewnętrznego.

Od kierownika działu kadr właściciele firm nie będą oczekiwać dokładnych zapisów wynagrodzenia, ale strategicznej wizji, doradztwa finansowego i kompetentnych porad dotyczących optymalizacji pracy z pracownikami, w zależności od celów biznesowych i sytuacji ekonomicznej na rynku. Automatyzacja rutynowego zarządzania zasobami ludzkimi, „mobilizacja” płac, przewidywanie zarządzania personelem, analityka, personel samopomocowy personelu staną się codziennymi narzędziami specjalisty ds. HR.

Artykuł opublikowany na hr-media.ru ⁠