Zapytania Excel. Część 1

Наша команда-партнер Artmisto

W tym artykule otwieram cykl dotyczący wypełniania zapytań w programie Excel i optymalizacji pracy z dużymi tabelami programu Excel.

Aby pracować z dużymi tablicami danych, które są tabelami z wieloma polami i dużą liczbą wierszy, ale których utrzymanie nie ma sensu kupować programu Access, wygodnie jest korzystać z tabel Excel i dokonywać z nich wyborów.

Najpierw określamy, o których tabelach mówimy. Spróbuję bez dalszych ceregieli. Dość często zdarzają się przypadki, gdy jest dużo informacji, które są wygodnie umieszczone w tabeli, ale okazuje się to bardzo duże. A to sprawia, że ​​wyciąganie z niego części danych, które są okresowo potrzebne do pracy, nie jest wygodne. Należy zauważyć, że najbardziej optymalnym wariantem są tabele, w których każdy wiersz zawiera wyczerpujące informacje o określonym obiekcie. Na przykład informacje o pracownikach lub cechach produktu. Być może, dla jasności, użyjemy tabeli o pracownikach, jest to klasyk tego gatunku, zrozumiały dla wielu.

Niech nasza tabela zawiera następujące pola:

• Tab_n
• Nazwisko
• Imię
• Drugie imię
• Paul
• Data urodzenia
• TIN
• Pozycja
• Dział
• Ostatnie wakacje (data)
• Zatrudnienie (data)
• Fired (data)

Myślę, że to wystarczy, aby zilustrować pracę.

Pozwól, że przypomnę ci trochę, jakie wymagania dotyczące tabel należy przestrzegać:

1. Nie jest zamawiany od góry do dołu - więc nie wprowadziłem numeracji, ale zostawiłem numer personelu. Nowych pracowników można po prostu dodać od dołu lub nawet gdzieś pośrodku.
2. Nie ma identycznych linii - w każdym razie odpowiada za to numer personelu.
3. Dane w kolumnach muszą być logicznie niepodzielnymi informacjami. Widać to wyraźnie na nazwie. Jeśli określimy wszystko w jednej kolumnie, znalezienie osoby lub sortowanie danych według nazwy będzie problematyczne.

Jeszcze jedna chwila! Ta tabela musi mieć przypisanego NAME . Na przykład banalny, ale znajomy - Ramki . Mean Nie mam na myśli nazwy pliku, ale nazwę tabeli przy użyciu narzędzi edytora. Odbywa się to za pomocą polecenia Nazwa tabeli , znajdującego się na karcie Kreator tabel w obszarze Właściwości . Dzięki nazwie możemy uzyskać dostęp do tabeli z innych plików Excel (książek) i zobaczyć jej pola i dane.

Warto więc pamiętać, że nasza tabela będzie ascetyczna i będzie miała status głównego repozytorium istotnych informacji, do których będziemy się zwracać w celu wyodrębnienia niezbędnych danych. Dlatego powinien być starannie wypełniony i zabezpieczony.

Wyodrębnione informacje zostaną wybrane na żądanie i przeniesione do innych plików Excel, a tam zostaną zredukowane do pięknego widoku z sortowaniem, podświetleniem kolorem i czcionkami, aby ułatwić postrzeganie, analizowanie i tworzenie raportów.

Oto poniższa tabela:

Nie umieściłem tam zbyt wielu danych, tylko po to, by mieć wystarczającą ilość danych do zilustrowania możliwości, a nie sortowałem według żadnej z kolumn.

W Poniższy artykuł uwzględnia rzeczywiste narzędzie. z którym uzyskamy dostęp do naszego stołu i wykonamy Zapytania Excel na próbkowanie niezbędnych danych.