Наша команда-партнер Artmisto
Оптимізація бізнес-процесів - необхідна умова для компаній, що бажають зберегти позиції на профільних ринках і розвивати бізнес в умовах динамічно мінливого бізнес-середовища. Як оптимізувати бізнес-процеси крок за кроком і які технології використовувати для управління бізнес-процесами - читайте в матеріалі.
Світова економіка переживає глобальні зміни. Конкуренція в боротьбі за клієнта посилилася, моделі бізнесу стали ще складніше, а обсяги доступних даних, обов'язкових для аналізу, значно зросли. Ці фактори змушують компанії пильніше вдивлятися в власні бізнес-процеси і шукати шляхи їх вдосконалення.
Грамотно збудовані бізнес-процеси стають для бізнесу одним з основних конкурентних переваг. Завдяки новим технологіям, організації можуть значно спростити існуючі схеми взаємодій, скоротити час виконання процесів, заощадити ресурси, підвищуючи одночасно продуктивність і прибутковість всієї компанії.
Трансформація бізнес-процесів необхідна в тому випадку, коли потрібно поліпшити роботу компанії: скоротити виробничий цикл, знизити витрати, уникнути дублювання функцій і помилок менеджменту. Як правило, оптимізації в першу чергу піддають ключові процеси і це - найбільш ефективний шлях.
Залежно від складності ситуації, реорганізувати бізнес можна двома шляхами: оптимізувати або зробити реінжиніринг бізнес-процесів.
Оптимізація бізнес-процесів - це часткове вдосконалення існуючих процесів компанії, коли є необхідність усунути явні недоліки, наприклад, позбутися від інформаційних петель або виконання однієї і тієї ж управлінської роботи на різних ієрархічних рівнях. Зазвичай, оптимізація має на увазі внесення коректив в організаційну структуру компанії: якісь відділи скорочують, інші створюють, перерозподіляють функції між департаментами та інше.
Результат оптимізації бізнес-процесів - поліпшення взаємозв'язків між підрозділами, що позначається на ефективності роботи всієї компанії.
На відміну від оптимізації, при якій поліпшення процесів проходить плавно, безперервно і охоплює в основному область функцій, реінжиніринг - це революційне перетворення процесів, його виробляють одноразово і, як правило, одночасно з впровадженням на підприємстві нової інформаційної системи. наприклад, CRM-системи . Основна мета і результат реінжинірингу бізнес-процесів - різке поліпшення роботи компанії.
На думку багатьох експертів 2017 рік стане роком цифрових перетворень бізнесу, зокрема це торкнеться і управління бізнес-процесами. Щоб утримати позиції в цифрову епоху компаніям доведеться без зволікання освоїти такі технології, як аналіз Big Data, хмари, мобільність, робототехніка та інше. Але цифрова трансформація - це не тільки інтеграція технологій. Гнучке управління бізнес-процесами стає конкурентною перевагою, а системи його підтримки користуються підвищеним інтересом. У ВРМ ТОП-менеджмент компаній бачить можливість зробити процеси більш керованими і прозорими, знизити витрати на виконання і підвищити їх операційну ефективність. Всі ці заходи дозволять бізнесу не тільки втриматися на профільному ринку, а й розвиватися, збагачуючись за віяннями нового часу.
Цифрова трансформація вносить корективи не тільки в управління бізнес-процесами, а й в підтримують їх системи. ВРМ-системи сьогодні максимально адаптовані до звичного способу поведінки користувачів в повсякденному житті. Розробники безперервно вдосконалюють свої продукти, створюючи мобільні версії додатків, додаючи функції, подібні до тих, що використовуються в соціальних мережах - корпоративні чати, емоціон та інше. Крім коректив, що стосуються інтерфейсу, відмінною характеристикою сучасних систем для управління бізнес-процесами є доповнення традиційних структурованих бізнес-процесів адаптивними.
Наприклад, в системі bpm'online компанії Terrasoft для побудови бізнес-процесів використовується технологія DCM (Dynamic Case Management). Функціональність для управління адаптивними процесами дозволяє зберігати результати процесу, а також спосіб його виконання, формуючи банк кращих практик. При виникненні аналогічного сценарію, система запропонує користувачеві використовувати вже наявний кейс, або, взявши його за основу, створити новий.
Оптимізація бізнес-процесів починається з їх опису. Компанія - це складний механізм, система, де прийняття рішення про будь-якої оптимізації діяльності вимагає глибокого аналізу взаємозв'язків з усіма елементами. Щоб побачити всю структуру компанії в деталях, необхідно щось на зразок креслення - бізнес-архітектури.
Оптимізація бізнес-процесів - це, перш за все, їх автоматизація. Залежно від масштабів компанії, складності її процесів і потреб бізнесу, для автоматизації та управління бізнес-процесами використовують CRM, ERP або BPM-систему, про яку вже йшлося вище. Для компаній-новачків актуально починати з CRM - системи для управління взаємовідносинами з клієнтами та всіма процесами з ними пов'язаними. ERP-система (наприклад, ERP-система "КОМПАС") потрібна для управління внутрішніми процесами і ресурсами компанії.
У структурі архітектури бізнесу повинні бути описані такі елементи:
- цілі компанії
- Бізнес процеси
- Організаційна структура
- ресурси
- Інформаційні системи
Створення моделі «як є», яка відображає існуючий стан справ на момент опису. Тобто, фактично склалася технологію роботи.
Модель «як є» дозволяє побачити повну картину процесів і визначити слабкі місця. Опис процесу «як має бути» відображає цільовий стан, яке в перспективі планується реалізувати.
Моделювання бізнес-процесів - це ефективний спосіб пошуку шляхів оптимізації діяльності компанії. Полягає він в описі процесу через різні елементи - події, матеріали, дії, дані і так далі. Для моделювання процесів використовують певний набір правил, званий нотаціями. Найбільш популярною і просунутої сьогодні вважається нотація BPMN 2.0, завдяки своїй простоті і гнучкості. Простота досягається за рахунок наочності - умовні позначення, за допомогою яких моделюються процеси, представлені у вигляді діаграм і блок-схем. Гнучкість нотації забезпечує набір елементів і правил, використовуючи які побудувати навіть найскладніший бізнес-процес зможе простий бізнес-користувач, не привертаючи ІТ-фахівця.
Динамічно мінливий бізнес-оточення вимагає від компаній створення системи управління бізнес-процесами, здатної функціонувати в таких умовах. Потенціал для такої системи можуть забезпечити тільки процеси, підтримувані відповідними інформаційними технологіями. Ефективним інструментом для управління бізнес-процесами є ВРМ-системи (або CRM-системи, посилені модулем для управління бізнес-процесами), що дозволяють швидко створювати і змінювати процеси завдяки тісній інтеграції середовищ проектування, розробки та виконання.
На відміну від інших систем для управління процесами - наприклад, ERP, ECM і простий CRM, де операції виконуються при здійсненні події, ВРМ-системи самі ініціюють входять події, враховують всі дії за часом і стежать, щоб всі операції виконувалися в рамках регламенту.
***
Будь-які зміни, будь то поступова оптимізація процесів або їх радикальний реінжиніринг - це ломка звичних підвалин, яка так чи інакше стане джерелом проблем. Але там, де одні бачать перешкоди, інші - можливості для зростання бізнесу. Удосконалення бізнес-процесів - необхідна умова для компаній, що бажають не тільки утримати позиції на профільних ринках, а й розвиватися, йдучи в ногу з часом.
Юлія Хорошун
