Оптимізація фонду оплати праці

Наша команда-партнер Artmisto

Як грамотно оптимізувати роботу з управління ФОП на тих підприємствах, де тисячі співробітників, складні штатні розписи або постійно наймаються зовнішні виконавці?

Кілька корисних порад для HR-керівника в частині управління фондом оплати праці.

Відомий філософ Ральф Емерсон якось сказав, що гроші дуже дорого нам обходяться. Поетичний афоризм XIX століття в першій чверті XXI століття сприймається буквально: до 2016 року у багатьох російських підприємств знову зросли витрати на обслуговування фонду оплати праці (ФОП). За даними представників бізнесу та аналітичних агентств, з початку кризового 2014 року їх зростання склало 2-3% від загального витратного бюджету середньої компанії.

Тенденція подорожчання обслуговування ФОП глобальна і навряд чи припиниться в найближчі п'ять років. Наприклад, Бюро статистики праці США підрахувало, що з 2005 по 2015 рік комплексні (прямі і непрямі) витрати приватного підприємства на погодинну зарплату збільшилися на 28%, включаючи виплати до держбюджету і вартість обслуговування. При цьому одна тільки сума державних штрафів за некоректно заповнені звіти і платіжні доручення в 2014 році склала майже 5 мільярдів доларів, що стимулювало попит на якісну автоматизацію оплати праці.

Росстат поки не надав аналогічну статистику, але і без неї очевидно, що різка зміна курсу рубля і загальні економічні тенденції в країні змушують роботодавців (а разом з ними HR-департамент), з одного боку, індексувати заробітну плату (за даними дослідження рекрутингової компанії Antal Russia, в грудні 2014 року кожен п'ятий російський роботодавець задумався про перегляд зарплат в бік збільшення в зв'язку з падінням курсу рубля). З іншого - серйозно оптимізувати ФОП і розподіляти робоче навантаження (яка в кризу тільки зростає) між уже наявними фахівцями.

***
74% компаній не планують збільшувати бюджет на зарплати нових співробітників, а 38% опитаних з початком кризи провели скорочення. До 2016 року все більше вакансій передбачають універсальність найманого персоналу і набагато більше число функцій в рамках колишнього зарплатної пропозиції.
***

Як поточні тренди впливають на роботу HR-керівника?

Для Росії актуальний тренд щодо зниження вартості праці. Число функцій працівника збільшується без зміни компенсації його праці, що здешевлює вартість кожної функції. Це змушує HR-фахівців створювати негрошову мотивацію праці і включати такі мотиваційні пакети в планування ФОП.

Ще одна тенденція - все більший вплив грамотного планування і управління ФОП на собівартість продукції і послуг і, як наслідок, - прибуток компанії. Якщо врахувати, що витрати на оплату праці можуть досягати 70% в сфері послуг і 35-40% в промисловості, можна уявити, наскільки стає велика відповідальність і залученість HR-департаменту в бізнес-процеси підприємства. Зростає вартість ризиків і помилок в управлінні персоналом, як фінансових, так і правових. Зараз для кожної компанії важливо не тільки зниження бази оподаткування, а й зменшення загальних витрат на розрахунок заробітної плати і обробку даних, пов'язаних з співробітниками.

При цьому витрати на обслуговування ФОП скоротити не виходить. Бізнес-процеси ускладнюються і прискорюються, навантаження HR-відділів зростає, їм доводиться все частіше розробляти і випробовувати нові стратегії і методики, вводити додаткові параметри і схеми звітності, частіше оптимізувати договірні та правові відносини з співробітниками, ротацію персоналу і його залученість в робочі процеси. .. Це призводить до серйозного зростання обсягів документації, збільшення тимчасових і інших ресурсів на її обробку (особливо, якщо та проводиться вручну), дублювання даних і, як наслідок, - зростання числа помилок, котор Перші можуть призводити до прямих фінансових втрат організації, наприклад, у вигляді штрафів від державних інстанцій.

Як грамотно оптимізувати роботу з управління ФОП?

Ось кілька корисних порад для HR-керівника в частині оптимізації управління фондом оплати праці.

1. Підрахуйте часові та фінансові витрати на обслуговування ФОП та зіставте з вигодою від автоматизації цієї роботи.

За різними оцінками, робота із зарплатним фондом (включаючи його бюджетування, планування, моніторинг виплат і оцінку результатів) може займати до 35% часу HR-відділу. Частина цього часу може бути вивільнена за допомогою автоматизації - за умови дотримання балансу витрат на впровадження систем автоматизації та передбачуваної вигоди від такого впровадження. Втім, зараз можна скористатися хмарними сервісами з порівняно недорогий підпискою.

Зручні хмарні сервіси для управління ФОП є у найбільших ІТ-розробників - IBM, Microsoft, SAP, 1С. Публічні "хмари" забезпечують прозорість, оптимізацію і мобілізацію бізнес-процесів, що, поряд з оперативним доступом співробітників до захищеної інформації з будь-якої точки і з будь-якого пристрою, дозволяє, згідно з рядом зарубіжних джерел, малим і середнім компаніям економити від ста до трьохсот тисяч доларів в рік, а великим - до двох мільйонів доларів в рік.

2. Аналізуйте і прогнозуйте ваш ФОП.

Будь ФОП включає постійну частину регулярних виплат (оклади штатних співробітників, податки і збори, щомісячні компенсації (зв'язок, транспорт, харчування, спецодяг ...), якщо ті передбачені політикою компанії, і ряд змінних. Наприклад, серед таких змінних можуть бути виплати:

- пов'язані зі штатним розкладом (преміальні, відпускні, лікарняні виплати, переробки і бонуси, підвищення кваліфікації, компенсації при звільненні та виході в декрет ...);
- не зв'язані зі штатним розкладом (гонорари і виплати за разові і сезонні роботи, стажування, працю фрілансерів, бюджет, закладений на заявлені від різних департаментів позиції, не включені до штатного розпису ...).

Грамотний розподіл пропорцій, баланс між постійної і змінними, зміщення тієї чи іншої частки бюджету по часовій шкалі дозволяє оперувати навантаженням і оптимізувати витрати грошових ресурсів підприємства (аж до зниження собівартості продукту або послуги). Можливо, в якийсь період варто перевести частину співробітників на проектно-відрядну роботу або, виокремивши періодичні сезонні процеси, запропонувати штатному співробітникові, найменш завантаженому в сезон, виконувати їх за надбавку. Змоделювати наслідки таких управлінських рішень допоможуть аналітичні та прогнозні модулі, доступні в ІТ-системах управління ФОП.

Один з ключових світових трендів сьогодні в управлінні підприємством і фондом оплати праці його співробітників, зокрема, - це прийняття рішень на основі аналізу великих даних. Управління талантами, ефективне використання штатних і позаштатних ресурсів, планування нематеріальних бонусів, прогнозування та управління завантаженням персоналу в залежності від внутрішніх і зовнішніх економічних факторів - лише мала частина можливостей аналітики великих даних в частині оптимізації ФОП.

ІТ-система збирає масу критичною для прийняття рішень інформації, а формування наочної звітності допомагає своєчасно оптимізувати зарплатний бюджет і загальні витрати компанії. Зберігання, централізація і регулярний аналіз даних ФОП всередині компанії породжує внутрішню експертизу і дає можливість не тільки економити, але і прогнозувати вигідну бізнесу стратегію розвитку. Правильно обрана і налаштована ІТ-система з часом стає персональним консультантом керівництва в частині управління персоналом.

3. Здійснюйте регулярний аудит всіх дій, пов'язаних з ФОП.

Похибки трапляються, навіть якщо ви користуєтеся системами автоматизації, особливо якщо останні не інтегровані в єдину інфраструктуру. Наприклад, ведення окремих таблиць в Excel неминуче викликає дублювання даних (і будь-яке ускладнення процесів і збільшення робочого навантаження тут впирається в малу ефективність стандартних таблиць і "винахід велосипеда" в частині метрик аналізу і розрахунку), а ручне введення, на відміну від автоматичної агрегації, не тільки витратний, але і підвищує ризик помилки, людського фактора. При безлічі робочих процесів така, здавалося б, очевидна і важлива річ, як регулярний комплексний аудит, може випасти із зони контролю відповідального департаменту - і ваш бюджет в результаті постраждає. Недолік повноцінної аналітики при цьому знижує ефективність прийняття стратегічних рішень, а відсутність єдиної захищеної бази даних впливає на безпеку підприємства.

4. Консолідуйте дані.

Один з ключових трендів в автоматизації ФОП сьогодні - це пошук "точки консолідації", де виникає безперервний ланцюжок інтегрованих бізнес-процесів: від рекрутингу, прийому на роботу та моніторингу робочого часу до аналізу продуктивності, планування зарплатного бюджету, щомісячних розрахунків з працівниками та відрахувань до державні інстанції і фонди. З позиції інтеграції сучасного HR-фахівця потрібно, щоб всі дані і процеси були централізовані у внутрішній захищеній базі даних, а подвійна або ручна робота - виключені.

Інтеграція і взаємодія кадрових, фінансових, керуючих і аналітичних систем прямо впливає на контроль і оптимізацію всіх процесів підприємства. Одне тільки усунення множинного введення однакових даних в різні бізнес-додатки підприємства до 35% знижує витрати бізнесу. HR-департамент при цьому отримує комплексний погляд на бізнес-процеси і може бачити наслідки тих чи інших кадрових рішень, що дозволяє вірно прогнозувати і коректувати не тільки ФОП, але і кадрову політику в цілому.

5. Розробіть прозорі політики оплати праці.

Вони можуть включати в себе:
- умови і принципи формування ФОП в компанії;
- зрозумілу класифікацію співробітників;
- політику розрахунку і нарахування заробітної плати (фіксованою і плаваючою частини) по відділах і підрозділах;
- процедури компанії по врегулюванню помилок у виплатах працівникам;
- процедури розрахунку при звільненні;
- процес розрахунку відпускних, лікарняних, декретних та інших компенсаційних виплат;
- стратегію розрахунку бонусів і премій, переробок і надбавок;
- стратегію і поточну політику витрат на навчання і підвищення кваліфікації по підрозділах (як саме робити це в кризу і чи є в цьому сенс).

6. Залучайте самих співробітників в актуалізацію даних.

У найближчі два-три роки можна прогнозувати розвиток тренда максимального залучення співробітників в актуалізацію даних у внутрішньокорпоративних ІТ-системах. Дуже скоро ми почуємо про ІТ-системи кадрового самообслуговування.

***
За підрахунками аналітиків, HR-департамент витрачає 80% ефективного робочого часу на паперову роботу, введення даних і обробку різного роду запитів. На заповнення платіжної відомості або звітної форми вручну в середньому потрібно сім хвилин. Помножимо ці сім хвилин на тисячі співробітників і десятки різних форм - і отримаємо наочний приклад зайвих витрат.
***

Персональне взаємодія співробітників з ІТ-системою знижує операційні витрати і навіть підвищує лояльність співробітників до компанії. Міняти персональну інформацію в ІТ-системі компанії (адреси, паспортних даних ...), переглядати свою зарплатну і податкову історію, формувати прості довідки та виписки, відзначати відвідуваність і відгули - все це співробітники і їх лінійні керівники цілком можуть робити самостійно. Сучасне ПО дозволяє працівникам самим наглядати за своїми даними - і зазвичай вони роблять це з задоволенням, особливо з зручного додатки на смартфоні.

Смартфони допоможуть не тільки заощадити, але і стати своєрідними HR-порталами самообслуговування персоналу. Співробітник зможе в будь-який час і в будь-якому місці бачити і, по можливості, коригувати свій робочий розклад, фіксувати результати роботи, вказувати кількість відпрацьованих годин, переглядати графік відпусток колег і вносити свої дати, оформляти відрядження, підтверджувати електронним підписом зарплатну відомість і проводити десятки інших важливих операцій, які зазвичай лягають на HR-відділ. Співробітникам подобається сама ідея управління робочим процесом і персоніфікований доступ до даних, а прозорі політики ФОП, виражені в стратегії самообслуговування, будуть стимулювати персонал до досягнення бізнес-цілей.

***
Цікаве глобальне дослідження провела в 2014 році британська асоціація Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP). За її даними, третина середніх підприємств з опитаних використовували електронні зарплатні відомості - і 83% з них повідомили, що заощадили за рік від трьох до п'ятнадцяти тисяч євро, виключивши паперову роботу з операцій із заробітною платою.
***

Для великих корпорацій економія може бути більш істотною: один з корпоративних аутсорсеров повідомив, що заощадив на рік близько трьохсот тисяч євро тільки на поштовій доставці, коли почав розсилати 650 тисяч зарплатних відомостей по електронній пошті. А уявіть собі, що і ця розсилка стане непотрібною - вся інформація буде в актуальному вигляді доступна співробітнику, відповідно до його правами, прямо в мобільному додатку.

Таким чином, в найближчому майбутньому ми побачимо, як все регулярні, повторювані процеси на підприємствах (і HR тут не стане винятком) будуть автоматизуватися і передаватися на "аутсорсинг" - внутрішній або зовнішній.

Від HR-керівника власники бізнесу будуть очікувати не акуратного ведення зарплатних відомостей, а стратегічного бачення, фінансового консалтингу та грамотних рад по оптимізації роботи з персоналом в залежності від бізнес-цілей і економічної ситуації на ринку. Автоматизація HR-рутини, "мобілізація" ФОП, предиктивное управління штатом, аналітика, кадрове самообслуговування персоналу перетворяться в щоденні інструменти роботи HR-фахівця.

Стаття опублікована на hr-media.ru ⁠