Проведення оптимізації по російськи

Наша команда-партнер Artmisto

"... ми змушені почати проведення оптимізації в компанії. В країні криза. В галузі жопа. Сильні поїдають слабких, а від ефективності операційної діяльності залежить наше з вами майбутнє. "- сказав генеральний директор граючи золотим годинником на зап'ястку. Прим. - далі не рекомендується до прочитання особам з нестійкою психікою.

"Проведення оптимізації справа не проста і я просив заздалегідь надіслати мені ваші пропозиції. Ваші світлі голови "народили" наступні: скоротити зарплати співробітників, закрити офіси клієнтського обслуговування, стягувати з працівників плату за проживання та харчування, "повісити" на співробітників списання шлюбу і недостач, урізати в два рази компенсацію витрат на бензин, перестати закуповувати канцелярське приладдя, друкувати документи на "чернетках", провести ряд скорочень лінійного персоналу і так далі "

Знайома картина? Якщо так, то поспішаю вас привітати, ви стали свідком того, як проведення оптимізації відбувається у звичайній російської компанії.

Дивно, але чомусь у нас, під словом "оптимізація", розуміється саме скорочення витрат компанії. "Знизити витрати. Скоротити витрати. Порізати кости ... "- ось синоніми слова оптимізація в Росії. Ніхто не розглядає проведення оптимізації з точки зору ефективності, а саме співвідношення витрат і одержуваного результату. А чому? З трьох причин:
1. Багато компаній апріорі роздули свої витрати на хвилях надприбутків, а значить найпростіше ці самі витрати зрізати.

2. У рівнянні "оптимальний стан = висока ефективність = витрати / результати діяльності", бачать лише одну складову - витрати. Справедливості заради, потрібно відзначити що в малому бізнесі, найчастіше витрати і так мінімальні, а кожен співробітник "і жрець, і жнець, і вабще ...", так що можливості по збільшенню ефективності, просто ховаються за видимістю або реальної завантаженням персоналу.

3. Відсутня мотивація співробітників на реальну, а не видиму оптимізацію. Та й ви, та ви, власники компаній, розумієте, що співробітники витрачають і оптимізують ваші, а не свої гроші. Їм що витрачати, що скорочувати - однаково.

Зараз я тут все оптимізує! - середній менеджер в російській компанії.

А ось ще один свіженький приклад. Як відомо, автоматизація бізнес процесів є хорошим способом оптимізації. Автоматизація дозволяє вивільнити час співробітників, знизити витрати на виконання операцій і, в цілому, підвищити їх ефективність. От тільки невдача - вартість ІТ співробітників відносно висока, а значить їх робота по автоматизації стоїть дуже нехило. І тут ви можете отримати відповідь від власника ІТ ресурсів, що виконання операцій, необхідних для оптимізації роботи інших співробітників або підрозділів фахівцями ІТ, коштують дуже дорого. А раз проведення оптимізації в самому розпалі, то ІТ департамент не може дозволити собі витрачати дорогий час фахівців, а значить і гроші, на подібні роботи ... Ви думаєте я придумую? Але ж ні. Буквально недавно чув таку заяву на одному нараді.

Проблема в тому, що проведення оптимізації викликає у багатьох головах картину Рєпіна "Приплили. Всю ніч гребли, а човен відв'язати забули ". За світлим, оптимізованим майбутньому, співробітники забувають про одне з основних законів світобудови - закон збереження енергії. Щоб щось отримати, потрібно щось витратити. Іншими словами - якщо просто різати кости, то оптимізація у вигляді скорочення витрат, стає самоціллю. А ось мета досягти оптимального стану втрачається в ясних умах самовідданих менеджерів.

Що таке оптимізація? Це досягнення оптимального стану ефективності. Це такий стан, при якому граничні витрати дорівнюють граничному доходу компанії. Так Так. В економічній теорії це називається "оптимальний обсяг виробництва". Ви ж вчили економіку в інституті? Проведення оптимізації не може існувати без розрахунків і економіки.
Що ж таке оптимальність або оптимум?

Оптимум (від лат. Optimum - найкраще) - сукупність найбільш сприятливих умов; найкращий варіант вирішення завдання або шлях досягнення мети при даних умовах і ресурсах. Оптимум економічний в широкому сенсі - найбільш ефективне функціонування виробництва, у вузькому - найкраще використання матеріальних ресурсів, при якому досягається можливий максимальний ефект виробництва або можливий мінімум витрат.

Розумієте? Оптимальність полягає не в зниженні витрат, а в збільшенні віддачі на витрати.

Досить часто, реальне проведення оптимізації в компанії, вимагає не тільки не скорочувати витрати, але навіть збільшити їх. З іншого боку, ви можете не знижувати витрати, а збільшити ефективність через збільшення продуктивності.

Ось саме другий шлях, найчастіше, залишається без уваги. Чому? Тому що він не такий простий у реалізації, як просте скорочення витрат. Тут же думати треба! А ще й вкладати час, а значить і гроші.

Оптимізація в реальності - один невірний крок і буде бум! Ах так, ще й "доброзичливці" допомагають

Думайте не про те, щоб скоротити зарплату співробітників, а про те, як підвищити їх продуктивність. За ті ж гроші, ви отримаєте більше віддачі, а значить збільшите ефективність.
Повальне скорочення витрат, не раз приводило компанії до дуже сумного становища. Ситуація виходить така - нам не вистачає коштів щоб рухатися вперед, тому, щоб кошти з'явилися, потрібно скоротити витрати. Але як тільки відбувається скорочення, відбувається і зниження віддачі, ефективності. Тепер компанія не тільки не рухається вперед, але і починає повільно відкочуватися назад. Як в анекдоті - за ту зарплату, яку мені платять, я не тільки працювати не повинен, але повинен ще й трохи шкодити.

А далі як сніжний ком. Скорочення витрат - скорочення ефективності. І компанія своїми власними силами, затягує петлю на шиї.

Перш, ніж скорочувати витрати, необхідно холоднокровно оцінити можливі наслідки.

• Скоротити зарплати і стягувати гроші за послуги компанії? - знизиться ефективність співробітників. Частина звільнитися.
• Перестати купувати канцелярське приладдя - постраждає оформлення документації, а також зберігання і обробка.
• Урізати витрати на бензин? - співробітники перестануть їздити у справах компанії.
• Прибрати чай, кава і печеньки? - ви реально думаєте, що люди стануть менше витрачати час на каву, якщо його прибрати?
• Повісити списання шлюбу на співробітників? - збільшиться повернення продукції і невдоволення клієнтів.
  і так далі.

Чи означає все вищеперелічене, що проведення оптимізації не припускав скорочення витрат? Зовсім ні. Просто потрібно дивитися на всю формулу ефективності. А значить розглядати не стільки витрати, скільки повернення на витрати. В одній ситуації, витрати можуть бути невиправдано високими, тоді їх потрібно скорочувати. В іншій ситуації краще залишити витрати як є і збільшувати продуктивність.

До недоліків ставляться і різні "втрати". Втрати, це не тільки "жирок" і надмірності операційної діяльності компанії. Це, і скоріше в першу чергу, втрати пов'язані з ефективністю операційної діяльності. Детальніше з типами втрат можна ознайомитися в методології Lean .
Головне зрозуміти - втрати, це все, що не створює цінності для компанії і клієнта. До речі, з цієї точки зору, зайвий, неефективний управлінський апарат, є першим кандидатом на "оптимізацію". Ха ха!

1. Позбавтеся від витрат, які можна сміливо віднести до зайвих.

Зайві витрати, це все те, що не додає цінності вашим продуктам і послугам, не впливає на ставлення клієнтів до сервісу і компанії, не знижує продуктивності і ставлення персоналу, не спрямоване на зміцнення безпеки і конкурентоспроможності компанії. Приклад - дорогі в експлуатації корпоративні автомобілі, оплата невиробничих витрат менеджменту, дорога техніка і т.д.

2. Позбавтеся від неефективних дій в операційній діяльності. Робочі групи, тривалі наради, бюрократія, багатоступінчате узгодження та інше. Все це знижує ефективність. Особливо приділіть увагу допоміжним і процесам управління. Вони несуть в собі тільки витрати.

3. Оцініть потреба в продуктивності основних процесів. Далеко не завжди виробляти більше, значить краще. Якщо обмеження знаходиться на стороні ринку, то нема чого обслуговувати великі виробничі потужності. Частина можна законсервувати. Приймайте рішення про зниження витрат тільки після оцінки реальної потреби в ресурсах.

4. Сконцентруйтеся на збільшенні продуктивності всіх процесів, при збереженні операційних витрат. В першу чергу приділіть увагу основним процесам.

Проведення оптимізації ставить собі за мету підвищення ефективності. Ефективність - максимум результат при мінімумі витрат.